Instrukcja finansowa
Towarzystwa Przyjaciół Lasu

przyjęta przez Zarząd Główny TPL w dniu 1 grudnia 2005 r.

tekst jednolity wraz z zmianami z 22 marca 2006 r., 8 czerwca 2006 r., 19 grudnia 2006 r. oraz 15 stycznia 2008 r.

I. Przepisy ogólne

§ 1

1.       Instrukcja określa zasady prowadzenia gospodarki przez jednostki organizacyjne Towarzystwa Przyjaciół Lasu (TPL).

2.       Sprawy gospodarki nie objęte niniejszą instrukcją podlegają przepisom prawa powszechnego i Statutowi TPL

§ 2

W rozumieniu niniejszej instrukcji gospodarka oznacza obrót i przechowywanie majątku TPL oraz prowadzenie związanej z tym dokumentacji.

§ 3

Prowadzenie gospodarki służy zapewnieniu środków finansowych i rzeczowych niezbędnych do realizacji celów statutowych TPL.

§ 4

Majątek TPL stanowią:

a)      nieruchomości i ruchomości będące własnością TPL - zwane w instrukcji środkami rzeczowymi,

b)      fundusze - zwane w instrukcji środkami finansowymi,

c)      inne prawa majątkowe.

§ 5

1.       Właścicielem majątku, o którym mowa w § 4, jest TPL, zaś jego dysponentem Zarząd Główny TPL lub Zarząd Oddziału TPL.

2.       Koła TPL użytkują majątek, o którym mowa w § 4 na podstawie jego wyodrębnienia i przekazania w zarząd przez właściwą jednostkę nadrzędną.

3.       Przekazania wyodrębnionego majątku dokonuje na czas określony albo nieokreślony Zarząd będący jego dysponentem.

4.       Przekazanie wyodrębnionego majątku i jego przyjęcie przez Zarząd Koła wymaga formy pisemnej.

§ 6

Zarząd nad majątkiem wyodrębnionym i przekazanym Kołu TPL sprawuje Zarząd Koła. Zarząd Koła zobowiązany jest do zachowania szczególnej staranności w gospodarowaniu przekazanym mu majątkiem, a w szczególności do:

a)      używania majątku wyłącznie zgodnie z potrzebami Koła oraz zgodnie z właściwościami i gospodarczym przeznaczeniem tego majątku,

b)      dbałości o zachowanie właściwego stanu technicznego przekazanych środków rzeczowych,

c)      prawidłowego zabezpieczenia posiadanego majątku,

d)      zwrotu majątku na wezwanie Zarządu jednostki TPL, która przekazała ten majątek.

§ 7

1.       Zarząd jednostki organizacyjnej TPL ponosi odpowiedzialność materialną za prawidłowe prowadzenie gospodarki tej jednostki.

2.       Osoba obejmująca funkcję Prezesa Zarządu jednostki organizacyjnej TPL składa pisemne oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej w imieniu Zarządu, zaś funkcję Prezesa może złożyć po właściwym rozliczeniu się Zarządu z powierzonego majątku i przyjęciu sprawozdania.

3.       Przekazywanie i przyjmowanie majątku przez jednostki odbywa się komisyjnie przy udziale przedstawiciela władzy nadrzędnej z równoczesnym sporządzeniem protokołu zdawczo-odbiorczego.

II. Gospodarka środkami finansowymi

§ 8

1.       Wszelkie przedsięwzięcia podejmowane przez jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, związane z wydatkowaniem lub pozyskiwaniem środków finansowych wymagają uprzedniego sporządzenia planu finansowego.

2.       Plan finansowy zatwierdza Zarząd Główny lub Zarząd Oddziału, w ramach którego działa jednostka, o której mowa w § 8 pkt. 1.

§ 9

Środki finansowe jednostek organizacyjnych powstają z wpływów z następujących źródeł:

a)      składek członkowskich,

b)      dotacji, darowizn, ofiarności publicznej,

c)      własnej działalności gospodarczej

a)      spadków i zapisów.

§ 10

Na wydatki jednostek organizacyjnych składają się przede wszystkim:

a)      składki członkowskie odprowadzane do jednostki nadrzędnej,

b)      koszty związane z działalnością jednostki organizacyjnej,

c)      zakup wyposażenia, materiałów oraz środków trwałych.

§ 11

1.      W celu ewidencjonowania swoich wpływów i wydatków finansowych każda jednostka organizacyjna starannie i systematycznie prowadzi dokumentację finansową.

2.      Jednostki posiadające osobowość prawną prowadzą ewidencję księgową zgodnie z aktualnymi przepisami z zakresu finansów i rachunkowości, w tym:

- dokonuje zgłoszeń do urzędu skarbowego i ZUS;

- określa metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

- określa zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont księgi pomocniczej oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych oraz systemu służącemu ochronie danych i ich zbiorów;

- sporządzają na koniec każdego roku obrotowego bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, zatwierdzaną przez Komisję Rewizyjną i Walne Zgromadzenie.

1.      Koła TPL prowadzą ewidencję finansową w formie uproszczonej, zgodnie z wytycznymi jednostki nadrzędnej, w ramach której działają.

2.      Rokiem obrotowym dla wszystkich jednostek Towarzystwa jest rok kalendarzowy.

§ 12

1.      Składka członkowska wynosi 1 zł miesięcznie. Obowiązkiem płacenia składek objęci są pełnoletni członkowie zwyczajni TPL. Osoby niepracujące płacą składkę obniżoną o 50 %. Instrukcja określa minimalną kwotę składki członkowskiej, która może być podwyższona w drodze dobrowolnej deklaracji członka.

2.      Składka członkowska staje się funduszem stowarzyszenia, przy czym 40 % składki pozostaje w dyspozycji Zarządu Głównego a 60 % pozostaje w dyspozycji Zarządu właściwego Oddziału TPL. Do czasu powołania oddziału, należne mu fundusze pochodzące ze składek pozostają w dyspozycji i są użytkowane przez właściwe Zarządy Kół.

3.      Składki członkowskie są zbierane przez właściwych skarbników kół TPL i niezwłocznie przekazywane zgodnie z ustaleniami ust. 2.

§ 13

1.      Na prowadzenie zadań zleconych i działalności statutowej jednostki organizacyjne TPL mogą uzyskiwać dotacje oraz otrzymywać inne środki, przy czym dotacje mogą być wykorzystywane wyłącznie zgodnie z wolą udzielającego dotacji.

2.      Przyjęcie zadania zleconego, a także uzyskanie dotacji wymaga:

a)      określenia i uzgodnienia zakresu zlecenia, sposobu wykorzystania dotacji oraz zasad rozliczenia otrzymanych środków, przy czym jako regułę przyjmuje się zasadę pozostawiania dowodów źródłowych w TPL, chyba że strony postanowią inaczej,

b)      uprzedniej akceptacji Zarządu Głównego.

3.      Dotacje z budżetu państwa, NFOŚiGW, WFOŚiGW i innych jednostek administracji publicznej oraz dotacje zagraniczne mogą być uzyskane oraz rozliczane wyłącznie w porozumieniu z Zarządem Głównym TPL.

4.      Wydatkowanie dotacji ze środków publicznych następuje zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz prawem zamówień publicznych.

§ 14

Pozyskiwanie środków pochodzące z ofiarności publicznej może być dokonywane wyłącznie za zgodą Zarządu Głównego TPL lub Zarządów Oddziałów.

§ 15

1        Zarządy jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną mają obowiązek przechowywać środki finansowe na rachunkach bankowych, którymi zarządzają i za których stan ponoszą odpowiedzialność.

2        W uzasadnionych przypadkach jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną mogą zakładać rachunki bankowe dla podległych sobie jednostek organizacyjnych. Także w tym przypadku odpowiedzialność za stan tych rachunków ponosi Zarząd jednostki organizacyjnej, która otworzyła rachunek bankowy.

3        Zarządy jednostek organizacyjnych ustalają we własnym zakresie regulamin przechowywania środków finansowych w kasie oraz kwotę powyżej której środki muszą być niezwłocznie przekazywane na rachunek bankowy.

III. Gospodarka środkami rzeczowymi

§ 16

1.      Jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną mają prawo nabywania środków rzeczowych i innych praw majątkowych.

2.      Za zgodą Zarządu Głównego lub właściwego Zarządu Oddziału wyrażoną w postaci pełnomocnictwa do zbycia, nabycia, przekształcenia albo likwidacji określonych środków rzeczowych, udzielonego Zarządowi Koła TPL, Zarządy Kół mają prawo do nabywania, sprzedaży i likwidacji środków rzeczowych i innych praw majątkowych.

3.      Wniosek o wyrażenie zgody na dokonanie czynności, o których mowa w ust. 2, powinien zawierać:

a)      nazwę środka rzeczowego i jego opis,

b)      aktualną wartość,

c)      nazwę potencjalnego kupca lub sprzedawcy,

d)      uzasadnienie potrzeby dokonania tej czynności.

4.      Zarząd Główny lub Zarząd Oddziału jest zobowiązany do przekazania Zarządowi Koła składników majątkowych jeżeli zostały one:

a)      zakupione za środki pieniężne pozostające w dyspozycji Zarządu Koła,

b)      otrzymane przez Koło na podstawie darowizny, spadku lub zapisu,

c)      wykonane przez Koło we własnym zakresie z własnych materiałów.

§ 17

W celu ewidencjonowania posiadanych przez siebie środków rzeczowych każda jednostka organizacyjna prowadzi starannie i systematycznie dokumentację inwentarzową.

§ 18

1.      Środki rzeczowe powinny być:

a)      należycie zakonserwowane,

b)      przechowywane w warunkach zabezpieczających je przed zniszczeniem oraz kradzieżą,

c)      zarejestrowane i ubezpieczone w przypadku pojazdów i innych składników majątkowych tego wymagających.

2.      Do miejsca przechowywania nie powinny mieć dostępu osoby postronne i nieupoważnione.

§ 19

1.      Środki rzeczowe, które nie są wykorzystywane przez jednostkę organizacyjną do realizacji jej celów statutowych, mogą być oddane w użytkowanie wyłącznie innym jednostkom organizacyjnym TPL.

2.      Przy oddawaniu w użytkowanie powinna być określona co najmniej data zwrotu oraz kwota, jako osoba biorąca środki rzeczowe w użytkowanie będzie zobowiązana do wpłaty w przypadku zagubienia albo zniszczenia tych środków.

3.      Oddanie środków rzeczowych w użytkowanie może odbywać się wyłącznie nieodpłatnie. Jednostce przekazującej przysługuje zwrot kosztów poniesionych z tytułu przekazania środków rzeczowych.

§ 20

1.      Zbycie środków rzeczowych lub praw majątkowych powinno być poprzedzone ich wyceną.

2.      Zbycia środków rzeczowych lub praw majątkowych dokonuje się na podstawie umowy sprzedaży określającej prawo i obowiązki stron, w tym w szczególności termin i miejsce wydania zbywanego środka, cenę i sposób jej uiszczenia, a także obowiązek uregulowania opłaty skarbowej.

§ 21

1.      Składniki majątkowe, które wskutek długotrwałego użytkowania albo z innych uzasadnionych przyczyn uległy zużyciu podlegają likwidacji na wniosek jednostki organizacyjnej posiadającej to środki.

2.      Likwidację przeprowadza co najmniej trzyosobowa komisja powołana przez Zarząd Główny lub Zarząd Oddziału posiadającego likwidowany składniki majątkowe.

3.      Dokonanie likwidacji potwierdza się protokołem likwidacyjnym podpisanym przez wszystkich członków komisji.

§ 22

1.      W przypadku:

a)      zagubienia składnika majątkowego Zarząd jednostki organizacyjnej, która go utraciła przeprowadza postępowanie wyjaśniające. Sprawozdanie z postępowanie przedkładane jest Zarządowi Głównemu. Zarząd Główny może przeprowadzić odrębne postępowanie wyjaśniające;

b)      kradzieży składnika majątkowego należy niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie Policję oraz Zarząd Główny.

2.      W przypadku kradzieży albo zagubienia składnika majątkowego Prezes Zarządu jednostki organizacyjnej, która posiadała utracony składnik majątkowy sporządza protokół kradzieży albo zagubienia, stanowiący podstawę do wykreślenia środka z książki inwentarzowej.

IV. Sprawozdawczość i inwentaryzacja

§ 23

1.      Koła TPL sporządzają uproszczone sprawozdanie finansowe na dzień 31 grudnia, a także na dzień zakończenia działalności jednostki, zgodnie z wytycznymi jednostki nadrzędnej posiadającej osobowość prawną i przekazują je do jednostki nadrzędnej w terminie 30 dni.

2.      Oddziały sporządzają sprawozdanie z działań Oddziału i przekazują je wraz ze sprawozdaniami finansowymi do Zarządu Głównego w terminie 2 tygodni od daty ich zatwierdzenia przez Walne Zgromadzenie Oddziału, jednak nie później niż do dnia 15 lipca roku następującego po roku za które sporządzane jest sprawozdanie.

3.      Odrębne przepisy TPL i decyzje Zarządu Głównego mogą nałożyć na jednostki organizacyjne TPL obowiązek sporządzenia sprawozdań finansowych także po zakończeniu poszczególnych przedsięwzięć związanych z wydatkowaniem lub pozyskiwaniem środków finansowych.

4.      Uproszczone sprawozdanie finansowe składa się co najmniej z rachunku wpływów i wydatków jednostki organizacyjnej, jej należnościach i zobowiązaniach oraz informacji o posiadanych środkach rzeczowych i finansowych.

5.      Uproszczone sprawozdanie finansowe sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w dokumentacji finansowej jednostki, a dwa otrzymuje Zarząd jednostki nadrzędnej.

§ 24

1.      Jednostki organizacyjne na koniec roku kalendarzowego, a także na dzień zakończenia działalności sporządzają inwentaryzację majątku.

2.      Arkusze inwentaryzacyjne sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w dokumentacji jednostki organizacyjnej, a dwa otrzymuje Zarząd jednostki nadrzędnej w terminie 14 dni od jego sporządzenia.

V. Nadzór i kontrola

§ 25

Nadzór nad prawidłowością prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostki organizacyjne TPL sprawują:

a)      Główna Komisja Rewizyjna,

b)      zarządy i komisje rewizyjne właściwych oddziałów.

§ 26

Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Zarząd Główny Towarzystwa Przyjaciół Lasu.